Bokföring är en väsentlig del av verksamheten för såväl stora som små företag. Det är inte bara en fråga om att hålla siffrorna raka för företagets egen del, utan även en lagstadgad skyldighet. En korrekt förda bokföring är grunden i företagets ekonomiska rapportering, och kan komma att granskas av såväl Skatteverket som andra myndigheter. En vanlig fråga som många företagare ställer sig är hur länge bokföringsmaterial egentligen behöver sparas. Detta är en viktig fråga eftersom lagring av dokumentation inte bara tar plats och tid utan även kan ha juridiska följder om den inte hanteras korrekt. I den här artikeln går vi igenom vad som gäller när det kommer till lagring av bokföringsmaterial och ger en översikt över de mest centrala reglerna att hålla koll på.
Vad säger bokföringslagen
I Sverige är det bokföringslagen som styr hur länge ett företag måste spara sin bokföring. Bokföringslagen specificerar att räkenskapsmaterial ska bevaras på ett betryggande sätt, vilket innebär att det ska vara skyddat mot förstöring, förvanskning och tillgängligt för granskning. Enligt lagstiftningen ska allt bokföringsmaterial sparas i minst sju år från och med den dag då det sista räkenskapsåret avslutades. Denna tid kallas ibland för bokföringens bevarandetid. Räkenskapsmaterial omfattar inte bara verifikationer som kvitton och fakturor utan även dagböcker, huvudböcker, samt övriga handlingar som är av betydelse för redovisningen. För vissa dokument finns det speciella regler, exempelvis ska årshandlingar som balans- och resultaträkningar sparas för alltid.
Förvaring av dokument
Sättet som dokumenten förvaras på spelar också en viktig roll. Alla bokföringsmaterial måste hållas ordnade så att de kan presenteras för Skatteverket eller annan intresserad myndighet vid en eventuell kontroll. Om materialet förvaras digitalt ska systemen vara sådana att dokumentationen kan återskapas i en läsbar form, även flera år efter det att de först skapades. Det ställer krav på företagets digitala system och rutiner för säkerhetskopiering. Det är också viktigt att se till att den information som digital lagras bibehåller sin integritet, och inte på något sätt förändras eller manipuleras under lagringstiden. Detta kan kräva specifika säkerhetsåtgärder och digitala verktyg som säkerställer att ingen obehörig kan ändra i de sparade dokumenten.
Särskilda situationer och undantag
Det finns särskilda situationer som kan påverka hur länge bokföringsmaterial behöver sparas. I vissa fall kan Skatteverket ge besked om att en längre bevarandetid än de vanliga sju åren krävs. Det kan till exempel handla om situationer där ett företag är under granskning, har skattetillägg eller är föremål för en skatteprocess. Bevarandetiden kan då förlängas tills ärendet är avklarat. Det finns också vissa undantag från regeln om sjuårsbevarande. Bland annat gäller ett längre bevarande för vissa fastighetsrelaterade handlingar samt för handlingar som rör pensioner och försäkringar som har betydelse för beräkning av intäkter och kostnader över tid. För företag som upphör med sin verksamhet gäller särskilda bestämmelser. Bokföringsmaterial måste fortsätta bevaras enligt lagens regler även efter det att verksamheten har avslutats. Därför är det viktigt att göra en plan för hur materialet ska bevaras även efter företagets avveckling.
Konsekvenser av att inte följa reglerna
Att inte spara bokföringsmaterial i enlighet med lagens krav kan få allvarliga följder för ett företag. Om myndigheterna vid en kontroll upptäcker att bokföringsmaterial saknas eller inte kan presenteras i rätt ordning och inom rätt tid kan det leda till böter eller andra sanktioner. Det är därför av yttersta vikt att alla företag har goda rutiner för sin bokförings bevarande. Att hålla reda på lagring av bokföringsmaterial är en del av att bedriva ett seriöst företag. Genom att följa de lagar och regler som finns kan företagare undvika onödiga kostnader och det ger en svårslagen trygghet i att allt är i sin ordning om och när en granskning skulle ske. Att spara bokföring är alltså inte bara en formalitet, utan en nödvändig del av företagandet som har både administrativa och juridiska aspekter att ta hänsyn till. Genom att förstå hur länge olika typer av dokument bör sparas och hur de ska förvaras, kan företagare säkerställa att deras företag står stadigt och redo att möta både dagens och morgondagens utmaningar.
Vanliga frågor
Måste jag spara all bokföringsinformation i fysisk form?
Nej, det är inte ett krav att all bokföringsinformation måste bevaras fysiskt. Det är fullt tillåtet att spara bokföringsmaterial i elektronisk form, så länge säkerheten kan garanteras och informationen kan presenteras på ett tydligt sätt vid en eventuell kontroll.
Är det olika regler för små företag jämfört med stora när det gäller lagring av bokföring?
Nej, reglerna för hur länge bokföringsmaterial ska sparas är desamma oavsett storleken på företaget. Det avgörande är typen av dokument och vilken information det innehåller.
Hur hanterar jag bäst säker lagring av digitalt bokföringsmaterial?
För att säkerställa att digitalt bokföringsmaterial lagras på ett säkert sätt bör du se till att det finns goda backup-rutiner och att informationen skyddas mot obehörig åtkomst. Det kan innebära kryptering av filer och användning av pålitliga system för dokumenthantering.
Vilka risker finns det med att inte följa reglerna för bevarande av bokföringsmaterial?
Om du inte följer reglerna kan det resultera i sanktioner som böter från Skatteverket eller andra tillsynsmyndigheter. Dessutom kan bristfällig bokföring leda till att du får svårt att visa korrekt ekonomisk information vilket kan påverka företagets kreditvärdighet och förmåga att få lån.
Kan jag slänga bokföringsmaterial efter att bevarandetiden har gått ut?
Ja, när den lagstadgade bevarandetiden på sju år har passerat, får du slänga bokföringsmaterialet. Det är dock viktigt att först säkerställa att inget annat krav finns som gör att vissa dokument bör sparas längre, exempelvis handlingar relaterade till fastigheter eller pensionsförsäkringar.
Vad händer om jag tappar bort bokföringsmaterial?
Om bokföringsmaterial tappas bort eller förstörs och detta upptäcks vid en kontroll, kan det leda till negativa konsekvenser i form av sanktioner. Det är viktigt att så snabbt som möjligt försöka återskapa det förlorade materialet i möjligaste mån och se över rutinerna för att förhindra att det sker igen.