är en central process i varje företags ekonomihantering. Det är en strukturerad metod för att systematiskt registrera alla företagets ekonomiska transaktioner. När man driver ett företag är det av största vikt att hålla en kontinuerligt uppdaterad och korrekt bokföring. Det innebär inte bara en lagstadgad skyldighet utan också en grund för företagets ekonomiska planering och uppföljning. Rätt genomförd löpande bokföring ger företaget bättre förutsättningar för lönsamhet och tillväxt samt underlättar kontakten med banker och investerare.
Vad innebär löpande bokföring
innebär att företaget regelbundet dokumenterar alla sina ekonomiska händelser. Varje faktura, kvitto, banktransaktion och liknande ska registreras i företagets bokföringssystem. Detta sker oftast i datumordning och enligt principen om dubbel bokföring, vilken innebär att varje affärshändelse ger upphov till minst två bokföringsposter i företagets räkenskaper. Bokföringen ligger till grund för att upprätta bokslut, årsredovisningar, skattedeklarationer och andra finansiella rapporter som ett företag är skyldigt att framställa. Genom att sköta bokföringen löpande undviker företaget att det samlas upp en stor mängd verifikationer och annat arbete inför rapporteringsdeadlines. Viktigt i den löpande bokföringen är att allt bokförs korrekt och i enlighet med god bokföringssed. Det innebär bland annat att verifikationerna ska vara komplett ifyllda och lätta att följa. Varje verifikation ska bland annat innehålla information om vad transaktionen avser, belopp, datum och motpart.
Utmaningar med löpande bokföring
En av de största utmaningarna för många företag är att sätta upp och bibehålla en rutin för att hantera löpande bokföring på ett effektivt sätt. Detta kan delvis bero på brist på kunskap om bokföring, men även på en brist på tid och resurser. Speciellt för mindre företag kan det vara svårt att upprätthålla diskiplinen som krävs för att ha en kontinuerlig och noggrann bokföring. En annan utmaning är att hålla sig uppdaterad med förändrade lagar och regler kring bokföring och skatterapportering. Bokföringsregler kan vara komplexa och det krävs en förståelse för hur dessa påverkar bokföringen och det ekonomiska resultatet. Dessutom kan det vara en utmaning att välja rätt bokföringsprogram som stödjer företagets behov. Bokföringsprogrammen varierar i omfattning och komplexitet och det gäller att hitta en lösning som är anpassad efter företagets storlek, bransch och specifika krav.
Fördelar med välorganiserad löpande bokföring
Trots dessa utmaningar finns det många fördelar med att ha en välorganiserad löpande bokföring. Ett företag med ordning på ekonomiprocesserna har god översikt över sin ekonomiska ställning och kan fatta välgrundade beslut baserade på aktuell och korrekt finansiell information. En uppdaterad bokföring förenklar även arbetet med att upprätta bokslut och deklarationer. När all information finns samlad och korrekt registrerad blir det mindre tidskrävande att ta fram den nödvändiga rapporteringen. Det bidrar också till att minska risken för fel och förseningar som kan leda till onödiga kostnader eller sanktioner från myndigheterna. En annan stor fördel med en välskött bokföring är att den tillhandahåller nyckeltal och finansiella rapporter som är kritiska för att kunna analysera företagets prestation och strategi. Detta underlag kan också användas för att förbättra budgetprocessen och förväntad framtida cash flow. Slutligen skapar en ordentlig löpande bokföring en trovärdighet gentemot externa intressenter som banker, investerare och leverantörer. Ett företag som kan presentera korrekt och aktuell finansiell information har lättare att etablera och upprätthålla goda affärsrelationer och förhandla om bättre villkor.
Bästa praxis för löpande bokföring
För att uppnå en effektiv löpande bokföring finns det flera bästa praxis som företag bör följa. Först och främst är det viktigt att implementera en systematisk rutin för hur ekonomiska transaktioner registreras och hanteras. Det kan inkludera dagliga, veckovisa eller månatliga bokföringsrutiner där man ser till att all data är korrekt och inbokad i rätt period. Det är också viktigt att välja rätt verktyg och system för företagets bokföring. Ett modernt bokföringsprogram kan erbjuda automatiska funktioner som förenklar många av de processer som är involverade i bokföringen, från att inbokning av transaktioner till att generera rapporter. Utbildning och fortbildning är en annan nyckelfaktor. Att säkerställa att personen eller personerna som ansvarar för bokföringen har rätt kunskaper och att de håller sig uppdaterade med gällande regler och principer är avgörande för att bibehålla en hög kvalitet på bokföringsarbetet. Slutligen kan det vara en god idé att samarbeta med en revisor eller en bokföringsexpert, särskilt om företaget saknar intern expertis. De kan ge råd och stöd för att säkerställa att företagets löpande bokföring följer lagar och regler samt att den är optimerad för effektivitet och noggrannhet. I slutändan är löpande bokföring mycket mer än ett nödvändigt ont för att uppfylla lagkrav. Det är en vital del av företagets ekonomistyrning och när den hanteras korrekt kan den bidra till bättre affärsbeslut, ökad lönsamhet och långsiktig framgång. Med rätt rutiner, verktyg och kunskaper på plats kan löpande bokföring bli en ovärderlig tillgång för företaget.
Vanliga frågor
Vad menas med löpande bokföring?
Löpande bokföring innebär den dagliga eller periodiska registreringen av ett företags alla ekonomiska transaktioner. Det handlar om att kontinuerligt dokumentera inköp, försäljning, in- och utbetalningar samt andra finansiella händelser, för att upprätthålla en korrekt och uppdaterad redovisning av företagets ekonomi.
Är det lag på att föra löpande bokföring?
Ja, enligt bokföringslagen är alla företag skyldiga att föra en löpande bokföring. Det är viktigt att alla affärshändelser bokförs i rätt tid och på ett sätt som är i enlighet med lagen samt ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation.
Hur ofta bör man uppdatera den löpande bokföringen?
Det beror på företagets storlek och omfattningen av dess transaktioner. En del företag kan behöva uppdatera sin bokföring dagligen medan andra kanske gör det vecko- eller månadsvis. Huvudsaken är att bokföringen hålls aktuell så att den alltid ger en korrekt bild av företagets ekonomiska läge.
Kan jag sköta den löpande bokföringen själv?
Ja, det är möjligt att sköta den löpande bokföringen själv, förutsatt att du har kunskapen som krävs för att göra det korrekt och i enlighet med gällande lagstiftning. Många småföretagare väljer dock att anlita en extern bokföringsbyrå eller en ekonomikonsult för att få hjälp med bokföringen.
Finns det programvara som kan underlätta den löpande bokföringen?
Ja, det finns olika bokföringsprogram som erbjuder stöd för löpande bokföring. Dessa kan automatisera många av processerna, från inbokning av transaktioner till framställning av rapporter. Vissa av dessa program erbjuder också molnbaserade lösningar som gör att du kan hantera din bokföring online.
Vad ska man göra med kvitton och fakturor i den löpande bokföringen?
Alla kvitton och fakturor ska arkiveras och bokföras i enlighet med gällande regler. De utgör verifikationer för de transaktioner som bokförs och måste bevaras i minst sju år enligt bokföringslagen. Det är viktigt att dessa är väl organiserade och enkelt åtkomliga vid en revision eller om Skatteverket så kräver.
Hur kan löpande bokföring hjälpa mitt företag att växa?
En ordentligt skött löpande bokföring ger dig viktig information som kan hjälpa dig att fatta strategiska beslut. Du får insikt i företagets ekonomiska hälsa, vilket är grundläggande för all form av planering och tillväxt. Du kan också identifiera trender, spåra inkomster och utgifter, och optimera din budgetering och ditt kassaflöde.